Les outils du quotidien
On me demande souvent comment j’arrive à m’organiser entre mes différentes activités professionnelles, mes projets personnels et les engagements du quotidien. Pas de formule magique, il s’agit d’une organisation anticipée, adaptable et flexible pour que tout rentre dans une journée de 24h et une semaine 7 jours.
Chaque personne est différente, donc les techniques d’organisations qui marchent pour moi ne fonctionnent peut être pas avec d’autres profils, c’est pourquoi je vais présenter dans un premier temps les logiciels et apps que j’utilise au quotidien (et je présenterai peut être dans un autre article mes techniques de planification, technique de base de l’organisation).
1ère règle : ne pas dépendre d’un seul outil (gestion des risques… !)
Alors déjà je préciser que je n’utilise pas un seul outil qui regroupe tous mes besoins. Pourquoi ? Parce que j’en reviens à ma bonne approche de gestion des risques, et n’avoir qu’un seul « fournisseur »… c’est risqué ! Notamment quand c’est celui qui concentre toutes nos données.
L’avantage, c’est que cela permet de ne pas repartir de zéro si je trouve une nouvelle appli ou un autre logiciel mieux adapté à mon organisation.
L’inconvénient, c’est que s’il n’y a pas d’intégration automatique entre les applis ou logiciels, c’est très vite contraignant.
Les outils de base (qui sont déjà très connus) :
L’agenda google pour enregistrer les RDV bien sur, mais aussi pour la planification (et avec plusieurs adresses mails, on peut faire des choses très sympa)
Google Task pour les ToDo perso et pro, de façon à y avoir accès sur l’ordinateur et le téléphone. En plus, il y a une évidente compatibilité avec l’agenda gooogle.
Le tout est regroupé sur Thunderbird (logiciel mail) afin d’avoir mon planning et mes tâches sur l’ordinateur.
Bon avec ça, on a déjà le minimum vital !
Après le vital, le nécessaire.
Le minimum vital c’est ce qui m’est indispensable : ce sont les 3 éléments (mail – calendrier – tâches) que je garde lorsque je pars en montagne ou en vacances (et que j’ai du réseau).
Viens ensuite les outils nécessaires à l’organisation. En m’inspirant de mon approche « qualité », j’ai développé 2 systèmes de management : un pour la vie perso, et un pour la vie professionnelle « GAUCI Prévention ».
Tout comme ce qu’on peut voir en entreprise, j’ai un fil rouge, des objectifs, des indicateurs, des périodes de suivi et de mises à jour, des revues annuelles, etc. J’ai testé plusieurs outils mais le seul qui me convienne par sa capacité de personnalisation et (surtout) son accès hors-ligne : One Note !
Sans rentrer dans le détail, on peut créer des pages, des onglets, des blocs-notes, etc. et on peut également faire des extractions automatiques grâce à des puces ce qui fait gagner énormément de temps quand on veut extraire tous les objectifs, les plans d’actions, etc.
Compatible avec l’app de smartphone, et les apps sur tablette (pratique pour les déplacements).
Pour résumer : OneNote, c’est mon « deuxième cerveau » qui me permet de tout noter, et d’avoir une vision sur mes ambitions personnelles et professionnelles.
Puis viens le confort
Pendant un bon moment, je me suis limitée au vital avant d’aller vers le nécessaire. Mais j’ai rapidement souhaité évolué vers le confort et j’ai continué de chercher (c’est une activité qui doit bien me plaire d’ailleurs) d’autres applis ou logiciels afin d’améliorer mon organisation.
Notamment, j’étais en quête d’avoir un « tableau de bord » de mes routines quotidiennes, de mon suivi d’activité (pro, sport, cheval, etc.). Malheureusement, on arrive à un niveau d’organisation qui devient « propre à chacun » et il est difficile de trouver l’app idéale.
Après plusieurs heures de recherches, j’ai tout de même trouvé quelques pépites dont je ne peux plus me passer.
Déjà la page d’accueil de mon explorateur internet (sur pc mais existe aussi sur le téléphone) : start.me (j’utilise chrome). Cette page d’accueil regroupe mes outils vitaux et j’ai donc une vision rapide de mon planning, de mes tâches et j’ai les flux d’actualité que je souhaite suivre.
Pour revenir à la suite google, j’utilise aussi beaucoup Keep car cela me permet d’enregistrer des notes ou des inspirations pour plus tard. Le petit + : j’ai une extension sur Thunderbird qui me permet d’avoir un onglet avec toutes mes notes Keep.
Et là, on se rapproche d’un format idéal car j’ai mail + calendrier + tâches + notes qui se regroupent dans le même outils.
Enfin place au luxe
Et puis on se rend compte que le smartphone devient autant un outil de travail qu’un ordinateur, alors on cherche aussi à mieux s’organiser avec ce qui devient progressivement le prolongement de notre bras.
Pour commencer, une appli qui m’a vraiment (vraiment) aidé dans ma vision quotidienne : Jorte. C’est une appli de calendrier mais son point fort c’est le widget entièrement personnalisable !
Ensuite pendant très longtemps j’ai utilisé l’appli Habitudes pour le suivi de mes routines perso et pro. Les widgets sont excellents et l’interface est super simple. Seulement, il n’est pas possible d’avoir un accès depuis l’ordinateur avec un tableau de bord qui regroupe les niveaux de performance (un jour peut être). On peut faire une extraction excel de chaque habitude mais cela peut vite être long…
Mais en attendant, j’ai découvert une autre appli intitulé TickTick est qui très complète. On peut connecter les calendriers, avoir des listes de tâches et surtout suivre ses habitudes avec des synthèses. Et le top : la version pour ordinateur (en ligne ou logiciel) est très facile d’utilisation. Les widgets sont également intéressants pour avoir des visions synthétiques agenda + tâche.
À ce jour (mai 2024), ce sont les principaux outils que j’utilise au quotidien et pour lesquels j’ai vraiment vu une amélioration de mon organisation et de mon efficacité (en parallèle de mes techniques d’organisation).
