Les dessous de l’organisation de GAUCI Prévention

Mais comment faire pour combiner les activités professionnelles (consultante, enseignante, monitrice de ski, animatrice nature) et les projets personnels (sorties en montagne, entretien du cheval, quotidien familial, vacances, etc.) …. ?

Et bien là, pas de magie mais 2 mots : organisation et planification !

Alors tout de suite je précise : l’organisation et la planification sont compatibles avec les imprévus, et c’est d’ailleurs grâce à elles qu’on peut gérer les imprévus.

• L’organisation « à l’année »

Je m’appuie sur le rythme des saisons qui influence mes activités professionnelles et mes projets sportifs. En parallèle, je prends en compte le rythme de mes activités professionnelles : monitrice de ski c’est l’hiver, animatrice nature c’est l’été. Consultante, je peux le faire 12 mois sur 12, et enseignante c’est de septembre à juin. Viens aussi les impératifs familiaux quand on les connait en avance.

Pour préciser ce point de vue annuel, j’ai découpé mon année en 3 périodes :

• • • P1 : décembre-janvier-février-mars-avril (correspond à ma saison d’hiver)
    • P2 : mai-juin-juillet-aout (correspond à une période plus calme et plus flexible)
    • P3 : septembre-octobre-novembre (correspond à la rentrée scolaire et les préparations de la saison d’hiver).

• L’organisation « par point clés »

novembre : préparation de la saison, embauche des saisonniers

février : pic d’affluence à l’école de ski, 4 semaines à l’école de ski

juillet et aout : période favorable pour les animations natures

septembre et octobre : cours pour formations supérieures

• L’organisation « par période »

Avec ces éléments, j’ai déjà une vision des périodes sur lesquelles je dois être « à poste » !

Puis je planifie tout de suite mes périodes pour mes projets perso :

• • raids à ski et séjours d’alpinisme
  • vacances
  • projet familiaux et lieu de vie de mon cheval

Avec ces 3 points, j’arrive à avoir une planification assez globale sans vraiment fixer des dates.

Puis, comme expliqué précédemment, je planifie les périodes plus précisement : pour la partie professionnelle je définis:

• • les dates des audits (au moins 6 mois en amont)
  • les dates des revues de direction
  • les démarches à venir, etc.

Pour la partie personnelle, je prévois les thèmes des semaines par rapport à ce qui est déjà planifié :

• • semaine « boulot » 
  • semaine « sport »
  • semaine « gestion du quotidien »

Bien sur, ces thèmes seront ajustés suivant les imprévus et la météo pour la partie sport.

• L’organisation « au mois »

Quand j’ai organisé mes périodes, je passe à la planification mensuelle où je définis les jours de travail dans les entreprises que j’accompagne.

Généralement, j’évite d’enchainer 2 jours de suite dans les entreprises car j’ai besoin de temps de gestion de mission entre chacune, et cela me permet d’avoir du temps pour une activité sportive et m’occuper de mon cheval.

Bien sur, à certaines périodes notamment l’hiver, je suis amenée à travailler tous les jours (sans interruption) donc je veille à garder des créneaux en début ou fin de journée pour mes impératifs persos.

• L’organisation « à la semaine »

Enfin la planification quotidienne est réalisée régulièrement pour ajuster les séances de travail, les séances de sport et le reste…suivant la météo si j’ai de la flexibilité !

Egalement, si je dois caler un rendez-vous de santé (pour moi, mes proches ou mes animaux), j’en tiens compte dans la répartition de mon temps sur mes activités professionnelles et personnelles.

Pratiquement la moitié de l’année, je ne suis pas le schéma social du « lundi au dimanche » car en station de ski, c’est tous les jours le lundi pour quelqu’un. Donc généralement, je commence à travailler le dimanche et ensuite, suivant la météo…bref !

• L’organisation « à la journée »

Dans l’idéal, chaque jour est composé :

• • d’une séance de sport 
  • d’un moment avec mon cheval
  • d’une séance de travail
  • d’un temps de gestion et de développement de GAUCI Prévention
  • d’un temps pour un imprévu (ou 2 mais faut pas pousser hein ?!)

Et si l’un des 4 premiers axes n’a pas pu être tenu, il prendra la place d’un autre le jour suivant pour équilibrer.

Pour conclure, j’ai remarqué qu’en ayant mis en place une planification annuelle, j’ai beaucoup plus de facilité et de flexibilité à faire face aux imprévus, car ils sont intégrés dans mon quotidien.